Tutanağın Bölümleri, Tutanak Çeşitleri Nedir? Rapor Türleri ve Rapor Yazılmasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

 Tutanağın Bölümleri:  Tutanaklar başlık, giriş, gelişme, sonuç, tarih ve saat ve imza olmak üzere 6 bölümden oluşur. Başlık : Olayın mahiye...

 Tutanağın Bölümleri: Tutanaklar başlık, giriş, gelişme, sonuç, tarih ve saat ve imza olmak üzere 6 bölümden oluşur.

1. Başlık: Olayın mahiyetini belirtmek amacıyla tutanağın üst-orta bölümüne büyük harflerle başlık yazılır. 
2. Giriş: Tutanağı hangi konuda tutulması gerektiğini gösteren ve hazırlayıcı bilgilerden oluşan bölümdür. Olayın gerçekleştiği zaman dilimi, yeri ve olayın öğreniliş şeklinin belirtildiği bölümdür. 
3. Gelişme: Olay veya yapılan işlemle ilgili kişilerin açık kimlikleri, olayın meydana geliş şekli olayın ispatına yarayacak iz ve deliler ile olay hakkındaki iddia ve beyanların yer aldığı bölümdür. 
4. Sonuç: Tutanağın son tarafına (tutanak) olduğunun belirtilmesi ile bundan sonra tutanağın tamamlanmasıdır. Olayla ilgili alınan önlemler ile tutanağın tarih ve bitiş saatinin belirtildiği bölümdür.
5. Tarih ve Saat: Tutanak tanziminde, olay ve tutanağın türüne göre tutanağın bitiş bölümünde tarih ve saatin yazılması gerekir.
6. İmza: Olay veya yapılan işlemde adı geçen müşteki, mağdur, tanık, zanlı şüpheli, vb. kişilerin isimleri ve unvanları yazılarak imzalan alınır. Tutanakta en az 2 resmi görevlinin imzası bulunur. Şahıs tutanağı imzalamamak istemezse “ İmzadan İmtina Etti” diye imza bölümüne not düşülür.

Başlıca Tutanak Çeşitleri:

• Olay yeri inceleme ve tespit tutanağı,
• Tanık, Mağdur, Müşteki ifade Tutanağı,
• Üst Arama Tutanağı,
• Değer Tespit Tutanağı,
• Yer Gösterme Tutanağı,
• İhbar Tutanağı,
• Suçüstü Tutanağı,
• Yangın Yeri Tutanağı,
• Buluntu Eşya Tutanağı,
• Müracaat Tutanağı,
• Nöbet Devir Teslim Tutanağı,
• Arama, Yakalama, El Koyma Tutanakları,
• Teslim Tutanağı

Rapor Tanımı: Herhangi bir iş veya olay sonucu yapılanların, elde edilen bilgi, belge, duyum ve düşüncelerin belirli bir düzen dahilinde yazılı olarak bildirilmesine rapor denir.

Diğer bir tanım ise Görevlinin görevi esnasında gördüğü, bildiği ve meydana gelen herhangi bir durum ve olay hakkında üstlerini ve amirlerini bilgilendirmek üzere ortaya koyduğu belgeye denir.

Rapor Türleri: 

Sözlü Rapor; Yapılan görev ile ilgili görev veren makama veya ilgili kişilere sözlü olarak bilgi verilmesidir.

Görsel Rapor; Her hangi bir iletişim aracı bulunmaması halinde personelin birbirlerini görebildiği durumlarda daha önceden. belirledikleri yöntemlerle anlaşmalarıdır.(Bayrak, flama, el işaretleri vs.)

Elektronik Rapor; Telefon, cep telefonu, faks, telsiz, e-posta verilen raporlardır.

Yazılı Rapor; Meydana gelen olay veya yerine getirilen görev ile ilgili bilgilerin yazılı hale getirilerek ilgililere bildirilmesidir.

Bilgi Raporu; Bilgimize başvuran makamlara veya ilgililere , bilgi istedikleri konu hakkında bilgi vermek amacıyla hazırlanan raporlardır. Bilgi istenen konularda, elde edilen bilgilerin, doğru ve tarafsız şekilde aktarılması gereklidir.

Olay Bildirim Raporları; Güvenlik personelinin görevi sırasında veya görev haricinde şahit olduğu, veya duyduğu olaylar hakkında amirleri ve yetkililere bildirmek amacıyla hazırlanan raporlardır.

Gözlem (İnceleme ve Araştırma) Raporları; Görev sırasında ,görevi ile ilgili bilgi istenen yer ve şahıslar hakkında gözlem ve takip sonucu elde edilen bilgilerin aktarmak amacıyla hazırlan raporlardır. 

Bilirkişi (Ekspertiz) Raporları; Adli makamlarca, konusunda uzman personelin, teknik görüşlerine baş vurduğu raporlardır, uzman personel tarafından bilgi vermek amacıyla hazırlanan, iz incelemeleri, Balistik incelemeler, Kalpazanlık raporları, kimyasal inceleme sonucu hazırlanan raporlardır.

Devir Teslim Raporları: Devir teslimlerde silahta herhangi bir anormal durum (çatlak, kırık vb.) var ise konu mutlaka devir teslim raporuna yazılmalıdır.

Rapor Yazılmasında Dikkat Edilecek Hususlar:

1. Raporun hitap bölümüne raporun sunulduğu makam büyük harfle yazılır.
2. Raporlar okunaklı, anlaşılır ve düzgün cümlelerle yazılmalıdır. Raporlar uzun ve kapsamlı olabileceği gibi özlü ve kısa da olabilir. 
3. Raporlarda yazılarda silinti ve kazıntı yapılmamalıdır.
4. Raporlar kişisel düşüncelere yer vermeden ön yargısız, objektif, görüldüğü biçimde ve bilgiler tam ve doğru olarak yazılmalıdır.
5. Raporun çeşidine göre, gerekli olduğu veya istendiği durumlarda kendi görüş ve önerileri yazılması gerekebilir.
6. Raporun yazılıp verildiği tarih gün ve saat yazılır,
7. Raporu veren kişi, raporun sonuna imza bölümüne adını, soyadını, memuriyet ve görev unvanını yazarak imzalaması gerekmektedir. Rapor birden fazla görevli tarafından düzenlendiğinde müşterek rapor olduğu belirtilir ve her görevlinin adı soyadı, unvanı ve imzalanması gerekir. 
8. Raporlar genelde 2 suret tanzim edilir. Raporun bir sureti ilgili yere verilir bir sureti de raporu yazanda kalır.

Not Alma: Görme, koklama, dokunma, duyma ve tat alma organlarımızla hafızamızda algılanan veya bir olay veya görevle ilgili ileride rapor veya tutanak tutmak için bilgilerin kısa ve öz olarak yazılı kayıtlara geçirilmesine Not Alma denir.